Vi har lokaler i Medborgerhuset, Rendsburggade 2. Her er der syv mødelokaler samt en foredragssal, der kan benyttes mandage – fredage mellem 8-22, lørdage mellem 9-22 og søndage mellem 10-22.

Nationale love opdeler foreningslivet primært i tre hovedgrupper: 

1. De frivillige sociale foreninger og grupper - herunder §18 foreninger (ingen betaling)
2. Folkeoplysende foreninger (betaler lokalegebyr på 42,- kr. pr. time for foredragssalen og 17,- kr. pr. time for hvert af de øvrige lokaler)
3. Øvrige private foreninger (betaler lokaleleje på 500,- kr. pr. time for foredragssalen og 400,- kr. pr. time for hvert af de øvrige lokaler)

Eksempler på brugere, der kan låne lokaler gratis:

• Politiske partier, organisationer og bevægelser (herunder også græsrodsbevægelser)
• Fagforeninger
• Offentlige institutioner hos staten/regioner/kommuner
• Bibliotekets læseklubber/-kredse
• Frivillige foreninger og øvrige sociale grupper/fællesskaber

Eksempel på brugere der betaler lokalegebyr:

• Folkeoplysende foreninger

Eksempler på brugere som skal betale lokaleleje:

• Private firmaer/virksomheder
• Ejer- og boligforeninger
• Forkyndende organisationer og kirkesamfund
• Privatpersoner (herunder også studerende)
• Brugere, som har arrangement med entréindtægt, skal altid betale lokaleleje for det enkelte arrangement, uanset hvilken type bruger man tilhører

Regninger sendes først, når arrangementet er afviklet. Regningen kommer i din elektroniske postkasse i den efterfølgende måned, og der sendes en regning for hvert arrangement.

Hvad skal I vide om mig?

Når du opretter dig som bruger, er du ansvarlig for, at brug af lokalerne foregår efter vores retningslinjer. For at få rettigheder til at booke lokaler, skal du udfylde vores Anmodning om oprettelse. For at kunne det, skal du have enten et dansk cpr-nr. eller et dansk cvr-nr. Du skal også have en mobil med et dansk telefon-nr. I anmodningen om oprettelse udfylder du en række oplysninger, så vi ved, hvem der er i vores lokaler. Du får en bekræftelse med brugernavn og adgangskode, når vi har behandlet din ansøgning om adgang.

Betingelser

• Brugere som betaler lokaleleje kan reservere lokaler 3 måneder (90 dage) frem i vores kalender. Alle øvrige brugere kan reservere lokaler ni måneder (270 dage) frem i vores kalender.
• Der skal være en person, der kan stå som ansvarlig.
• Lokalerne kan anvendes til møder, foredrag, undervisning og lignende samt kulturelle aktiviteter af ikke-kommerciel karakter, herunder også arrangementer og undervisning, der er godkendt af Folkeoplysningsudvalget i Aalborg Kommune.
• Lokalerne må kun benyttes til den aktivitet, der er søgt om og givet tilladelse til. Såfremt der afholdes et arrangement med entré, skal det oplyses ved booking, og så skal der altid betales for brug af lokalet.
• Lokalerne kan ikke bruges til salgsarrangementer, fester, fødselsdage, spisning, bankospil og lign.

• I foredragssalen kan der tilvælges adgang til projektor og lyd (tilkobles via HDMI-stik til egen medbragte pc) samt 4 mikrofoner, når lokalet bookes. Udstyret koster ikke ekstra. Der kan også tilvælges en lille rampe, så kørestole mv. kan komme ind.
• Mødelokale 1 er udstyret med 75” skærm og lyd (tilkobles via HDMI-stik til egen medbragte pc).
• Mødelokale 2-7 er udstyret med 65” skærme og lyd (tilkobles via HDMI-stik til egen medbragte pc).

Bærbar pc skal du altid selv medbringe, og du skal huske adapterstik, hvis du bruger andet end HDMI.

Der er gratis wi-fi i alle lokalerne. Søg efter BibNet.

Udover det allerede beskrevne udstyr herover er der ikke andre ting i lokalerne end borde og stole. Du skal selv medbringe, hvis du skal bruge f.eks. flipover.

Hvornår er der adgang? 

Alle mødelokalerne og foredragssalen kan anvendes mandage-fredage i tidsrummet 8:00 – 22:00, lørdage 9:00-22:00 samt søndage fra 10:00-22:00.  Bemærk, at der er lukket på alle officielle fri- og helligdage. (påske, pinse, jul mv.)

Hvordan er der adgang til lokalerne?

Man booker selv via kalenderen, når man er blevet godkendt til at booke lokaler. (se link til booking længere nede). I kalenderen kan man også selv rette og/eller slette egne bookinger. Der skal bookes mindst én time, og der må ikke laves flere bookinger efter hinanden; hverken af det samme lokale eller forskellige lokaler på den samme dag. Der må gerne bookes flere lokaler i det samme tidsrum.

Et lokale er først ledigt 30 minutter efter, at en anden booket aktivitet i lokalet er afsluttet. Denne halve time mellem bookingerne er skiftetid og er beregnet til, at den afsluttende bruger har 15 (ekstra) min. til at rydde op og forlade lokalet, og den kommende bruger har ligeledes 15 (ekstra) min. til at gøre klar og tage imod sine deltagere. Foredragssalen er først ledig 60 minutter efter, at en anden booket aktivitet i salen er afsluttet, hvilket giver hver bruger skiftetid på 30 min. til hhv. afslutning og opstart. Er man betalende bruger, skal der kun betales for den bookede tid. Skiftetiden lægges til af systemet og den koster ikke noget.

Vi planlægger rengøring og opvarmning af lokalerne i forvejen, så din booking skal foretages senest tre døgn (72 timer) før, aktiviteten i lokalet begynder. I særlige tilfælde kan vi undersøge, om det er muligt at booke med kortere varsel. Man har ikke råderet over lokalet, før man har modtaget en e-mail med bekræftelse fra os. Læs din bekræftelse igennem, og medbring den altid til dit arrangement.

Vores biblioteksbetjente sørger for at låse op 15 minutter før din booking i et mødelokale samt 30 minutter før til foredragssalen. Du smækker bare døren, når du går.

Du må gerne servere undervejs til dine deltagere i arrangementet/mødet i vores lokaler, når bare du sørger for selv at rydde op og lufte ud efter dit arrangement. Vi leverer ingen forplejning, så den skal du selv sørge til dit arrangement. Der er et køkken på 1. sal midt på gangen ved mødelokalerne med adgang til skabsplads, vand og strøm. Du skal selv medbringe service mv. til eget brug. Hvis du efterlader service eller f.eks. en kaffemaskine, er det på eget ansvar. Biblioteket påtager sig ikke at passe på brugernes ting i køkkenet, og vi vasker ikke op efter jer.

Ved gentagne aflysninger af bookede lokaler eller udeblivelse uden at aflyse forbeholder vi os retten til at inddrage din adgang til at booke. Der gør vi for at undgå at bookede lokaler står tomme, mens andre brugere mangler lokaler. Vi kontakter dig altid først og får en snak, inden adgangen fjernes.

Kan du ikke selv aflyse, skal du kontakte os hurtigst muligt. Så hjælper vi med at aflyse og frigive dit lokale.

• I Medborgerhuset er der elevator til mødelokale 1-7 på 1. sal. I både stueplan og på 1. sal er der adgang til handicaptoilet og pusleplads.
• Der er adgang til foredragssalen direkte fra gadeplan til brugere, der ikke kan bruge trapper. Adgangsdøren ved gadeplan skal åbnes indefra.
• Når du har booket, får du en bekræftelse på e-mail. Først når denne bekræftelse kommer, kan du råde over lokalet. Læs din bekræftelse igennem og medbring den.
• Mødelokale 2 og 3 kan slås sammen og anvendes som ét lokale ved at fjerne foldevæggen mellem lokalerne. Hvis du ønsker at samle lokalerne til ét, er det vigtigt, at du booker begge lokalerne. Betalende brugere vil kun skulle betale for ét lokale, hvis begge bookes for at bruge dem sammen.
• Lokalerne skal efterlades med stole- og bordopstilling som beskrevet ved opslag i hvert lokale. Vinduer skal lukkes, og lyset slukkes. Dørene låser selv 15 minutter efter endt arrangement – dog først 30 minutter efter i foredragssalen. Efterlades et lokale ikke efter forskrifterne, går det ud over den næste bruger.
• Aalborg Bibliotekernes navn må i markedsføring kun bruges i forbindelse med angivelse af adresse for pågældende aktivitet.
• Har du spørgsmål vedrørende lokalerne, er du velkommen til at kontakte Aalborg Bibliotekerne på telefon 9931 4300 eller pr. mail på bib-planbook@aalborg.dk